【文卅謝佳宇】

很多企業主總是感嘆老闆難當,但其實做為職場壓力三明治的中階主管更是難為。中階主管除了得稱職地扮演好承上啟下的企業中堅角色外,對外在環境變遷的敏銳度,以及與顧客、供應商溝通等功夫都得做到面面俱到。

難怪英特爾(Intel)創辦人葛洛夫(Andrew S. Grove)就說,中階主管永遠有忙不完的事等著他們做,而且遠遠超過他們所能負荷。如何在有限時間內,發揮最佳的工作效率,讓自己的時間價值極大化,絕對是一位成功中階主管的必修課程。

針對經理人平日沈重的管理工作,葛洛夫就提出了有趣的「管理槓桿率」概念:首先,經理人們應先分辨哪些任務具備「高槓桿率」的性質。換句話說,在你花費同樣的時間、心力,那些能獲得較高收益與產出的任務,就是所謂的高槓桿率任務。

接著,經理人就該把工作的重心,擺在處理這些關鍵任務,並嘗試提高其他工作項目的槓桿率,如此即可達到事半功倍的效果。以中階主管來說,為企業創造價值、產出成果、培育人才,並確實執行高層的決策與命令,就是身為中流砥柱的他們,平日工作的核心任務。

因此,想做好時間管理、提高時間價值,中階主管就得先釐清「哪些事情是你要做、而且該做的」,並且搞清楚「你究竟浪費了多少時間,在處理枝微末節、無關緊要的事呢?」然後再仔細思考,「你該如何善用時間,確實執行份內該做的每項任務。」

以下我們將針對中階主管不同的職責與任務,與最可能遭遇到的問題,提出有效的時間管理技巧,讓每位經理人都能以最簡單、省力的做法,逐一完成工作中的每項要務。

◆做為部門主管,要如何設定最適切的部門年度目標、計畫,讓部屬不至於做白工,又能達到上級滿意的績效標準?

關鍵──想做好團隊的時間管理,先從目標管理著手,讓團隊成員的時間發揮最大效益。

做法──

步驟1:中階主管在制訂年度部門目標時,切記得把握「具挑戰性、但合理」的原則,並且試著從往年的估算失誤中,先訂定一份初步的年度目標,並交給部屬。

步驟2:部屬依據自己的職權範圍與負責項目,將目標計畫拆解出各自的小目標。部屬再將自己所需的時間、資源,以及對於目標的建議,回覆予主管。

步驟3:主管根據部屬的建議與各自狀況,再做修改。務必要讓全體部門成員都能參與此過程。

團隊時間的掌控與管理,絕對不像個人時間安排那樣簡單,因此在制訂部門目標時,就得讓部門成員對目標存在共識,才不至於發生資源內耗,把時間成本都浪費在溝通、協調之上。

◆平日工作時間已被嚴重分割,要如何能持續成長、自我進修,朝著高階經理人之路邁進?

關鍵──別再把重心放在專業領域上,應利用有限時間,跨領域地廣泛學習。

做法──在企業龐大的組織架構中,經理人的職位愈高,能夠自我支配、獨立思考的時間也相對減少,因此更應該把有限的時間,做最大的投資與利用。

台大化工系教授,同時也是時間管理專家的呂宗昕表示,「職位較低階的一般員工,在自我進修上就該專注培養工作的專業能力;而做為中、高階主管,則應該掌握『跨領域』原則,讓視野更高、更廣。」的確,如果能跨領域學習,從不同的思考角度看管理,絕對可以在工作中不斷成長、激發可觀能量。

◆要如何利用有限時間教練部屬,並有效地規劃部屬的時間,讓部門績效能夠突飛猛進?

關鍵──可透過全體出席的場合或會議,適時地傳授工作上的技能與專業知識。

做法──中階主管想教練員工、培育部屬,但又騰不出多餘時間,針對個別情況處理時,建議可採最簡單的方式:透過例行性的部門會議,或是全體成員都會參加的場合,適時傳授和工作內容息息相關的技能、專業知識,這樣不僅可以同時影響整個部門的人,還能省卻主管不少的時間。

另外,要有效地規劃、管理部屬的時間,就得讓部屬的時間能夠充分且有效的運用。因此經理人在下達命令時,一定要明確,不可模稜兩可;並且以不干擾部屬原有工作進度、不超過負荷為原則,否則讓他們疲於應付,時間管理功夫就無法做得徹底。

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