跨國企業執行長的時間管理智慧

【文卅謝佳宇】

做為公司領導、決策的最高層，一位優秀、稱職的高階經理人，在時間管理上就不該再專注於枝微末節的瑣事，而要明確地做決策，哪些事情該做、哪些不該做。

你知道全球連鎖咖啡業龍頭──星巴克（Starbucks）的執行長是怎麼開始他一天的生活嗎？前星巴克總裁兼執行長唐納德（Jim Donald）在職期間，每天早晨五點半，他就先前往位於西雅圖住家附近的星巴克門市，實際了解門市營運狀況。到了六點，他準時進入辦公室，開始回覆電子郵件、留言給各地區的門市經理，並親手寫感謝函給旗下優秀的工作夥伴。

CEO應該計畫時間，而非管理時間

唐納德先前接受《財星》（Fortune）雜誌專訪時，就暢談了他在時間管理上的「撇步」。對於唐納德來說，時間不是用來「管理」（manage）的，而應該「計畫」（chart）時間。身為星巴克前執行長的他，就認為他每個月該花費40％到45％的時間巡視全球星巴克門市；20％至25％的時間和員工相處、互動；8％的時間開會；8％的時間和其他公司的CEO與商業夥伴聊天話家常。

而自傑克•威爾許（Jack Welch）手中接下奇異（GE）公司執行長位置的伊梅特（Jeffery Immelt），也把自己的時間劃分地清清楚楚：他利用30％的時間處理公司營運的績效，30％用於與未來發展有關的重要大事；30％從事人才的培育與發掘；10％的時間則和股東溝通，以及進行公司治理。

負責企業營運的執行長，最大的職責就是幫助公司賺錢、為股東創造價值。因此總是分身乏術的高階經理人，在時間管理上的首要任務，就是要懂得「做決策」──決定哪些事情最值得花心力做，哪些事情交辦給下屬即可。

把時間花在最值得做的事情上

對於這些掌管跨國企業的CEO們來說，「管理」時間這種枝微末節的事，並不是他們必須做的，而是該讓秘書來掌握。當然，這可是有先決條件，CEO們得先「計畫」時間分配的大原則，然後秘書再依照大原則，將時間做最有效的管理。

這些時間價值高得嚇人的高階經理人，在訂定大原則時，就該把最寶貴的時間，用在最應該、值得做，且對公司有利的事。被華爾街分析師譽為時間管理大師的華倫•巴菲特（Warren E. Buffett）曾說過，「時間管理的精髓，就是：不值得做的事，就不值得把它做好。」

自1965年開始，巴菲特開始擔任波克夏公司（Berkshire Hathaway）的執行長與投資長，然而他這43年來的工作狀況，卻可能讓大家大吃一驚。像是，巴菲特絕不會浪費時間開會。有回，巴菲特接受美國CNBC節目專訪時就透露，儘管波克夏旗下擁有63家企業，但他從不召開例行性會議。他每年只會簡單地寫一封信，告訴這63家企業的總裁與執行長：今年的營運目標為何，以及，千萬別讓公司的股東們賠錢。

同時，他從不花時間看股市分析報告，也不計算他投資組合的盈虧。他把最寶貴的時間，用在研究各公司的財務報表，以評估這家公司是否具備核心競爭力。這也才造就了巴菲特精準的投資眼光。

再忙，也要靜下來思考

再者，做為一位好的企業經營者，一定要有時間靜下來思考，該如何替公司構思一套經營策略、擘畫未來願景。以唐納德來說，他就找到一套聰明且有效的辦法，讓他在每日忙碌的工作中，還可以利用片刻時間，沈澱思緒。

首先，他會要求秘書在排定會議時，以一小時為原則。但他會讓會議在45分鐘內結束，因為剩下來的15分鐘，唐納德得好好思考先前開會的內容，並確認各項資訊，以做出最佳決策。「開會45分鐘」的原則，已讓他每週多出了八小時的寶貴時間。而且根據星巴克內部的計算，如果公司高層都能遵守老闆的45分鐘開會原則，將可為公司創造1,200萬美金的生產力！

當然，授權，也是每位成功的高階經理人一定得學習的必修課。只要充分運用專案管理的技巧，並掌握「有效授權，仔細追蹤」的大原則，就肯定能有更多時間，去思考、制訂關乎企業未來的營運目標與商戰策略。

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【管理雜誌413期】