【文卅曠文琪】

難免被客戶惹毛,花10分鐘冥想緩和情緒,讓郭文祥生氣時間由2天縮短為2小時,是他的時間管理法寶。(照片提供卅商業周刊)

一、距離七十五歲,你知道自己的生命還有多少分鐘嗎?
二、你今天的時間花到哪裡去了?
三、你未來三年,想達到什麼目標?你現在做的,與這件事有關嗎?

如果你沒問過自己上述三個問題,那麼,小心,你的時間帳戶可能正亮著黃燈!

當你點算銀行存款裡的數字時,你清楚自己「時間帳戶」裡的進出數字嗎?畢竟,時間比金錢更寶貴。

你還在超時工作嗎? 快找出「關鍵二○%」專注投入

案例一:美國,三十歲的提摩西.費里斯(Timothy Ferris)。

四年前,費里斯就像大多數辛勤工作的創業族一樣,每天工作超過十四個小時,年收入為四萬美元。

但現在,他每個星期只工作四小時,收入卻是以前的十二倍。換算一下,他的時間報酬率竟然是以前的二百九十七倍!省下來的時間,他用來主持電視節目、衝浪、潛水,他還是世界探戈錦標賽的紀錄保持人。

去年,他將自己的時間管理方式集結成書(《一週工作四小時,晉升新富族》),他既沒上歐普拉脫口秀,也沒到處巡迴打書,該書竟一舉登上《紐約時報》(New York Times)、亞馬遜網路書店等暢銷排行榜第一名。

費里斯的時間複利是如何產生的?有一天,他工作到疲累不堪時,偶然讀到十九世紀經濟社會學家帕瑞圖(Vilfredo Pareto)的八○卅二○法則:「二○%的義大利國民,創造全義大利八○%的財富」,而不可思議的是,這法則適用於所有的事情。

也就是說,「八○%的產出,其實只來自二○%的投入,只要將時間專注在那二○%上,你就可以多出八○%的時間。」重點是,你必須找出那「關鍵的二○%」!

疲憊的他,彷彿發現新大陸般的興奮,立刻攤出客戶與業績的關係圖,他發現,果然公司九五%的業績,是由不到五%的客戶所撐起來的;但其他九五%的客戶卻占據他過去大部分的時間。於是,他當機立斷,把時間重新分配,不再主動理會那些可有可無的客戶,專心伺候那五%的金主。接著,他將此一法則,運用在資訊處理、會議主持各方面。

於是,他從窮忙族,晉升為新富族。

你起頭做對了嗎? 源頭最重要,贏家與輸家就差這一關

案例二:台灣,方天戟,台大EMBA一年級學生,他的另一個身分則是廣達電腦的資訊長。

他每週上課三天,每天晚上九點到十二點,還要閉關念書。然而每天,廣達有十萬台筆記型電腦要出貨,五百家供應商、客戶要管理,在歐洲、矽谷、中國的十座工廠,都要二十四小時監控。這,是一個橫跨全球五大洲的龐大資訊流。

十年前,他進廣達擔任資訊長時,一天工作十三小時,如今,廣達營業額成長了十七倍,但他每天的平均工時,卻降為現在的八小時,縮短三八%。

如果以營收角度來看,他現在每分鐘發揮的效益是過去的二十九倍!二十九倍,呈現的就是時間複利的威力,也是贏家與輸家的差別。「Plan、Plan、Plan」,是方天戟的時間複利心法。程式設計師出身的他說,寫程式的人都知道,如果一開始的指令寫錯,之後要揪出錯誤,得花好幾倍力氣,因為在一套程式裡,每一道指令都環環相扣。而時間管理就和寫程式一樣,開始的時候做對最重要。

十年前,廣達開始建置供應商資訊系統時,一般廠商都只以客戶別去區分系統。但他考量到,未來海外市場不止在美國,他寧願一開始多花時間,把客戶別再依照國家別畫分。後來市場多元化時,他因為基礎扎得夠穩,往上蓋的速度自然比別人快。「別人看我做事情做的複雜又花時間,其實,我只是把事情簡單化,」他說。

從源頭著手,把事情做對,十年下來,方天戟多出來的時間,就拿來充電、投資自己,把自己的實力越墊越高,他的「時間流」產生正向循環,複利威力也由此產生。


你還信守一分耕耘、一分收穫? 沒有富爸爸,更要用時間創造複利

上述案例都告訴我們一件事:「一分耕耘(時間),一分收穫」的時代已經過去了。

在輸家的世界,時間比成果等於一比一(甚至更小)。但在贏家的世界,時間比成果等於一比∞(無限大)。

如果你將時間的主控權交給老闆、家人、或朋友,一天下來,你會發現,你的「時間投入」扣掉「時間產出」後,毫無結餘。

請算一下,十年前,你每小時的薪水是多少?現在呢?你可能發現,自己的時薪正在貶值,連通貨膨脹速度都趕不上!

要脫離窮忙族輪迴,就要拿回時間主控權!

你還在列「to do list」? 快點思考「to be」,知道什麼不要做

過去,時間管理談的是「to do list」(待辦事項清單),它用的是加法,盡可能的把所有事情塞入你有限的時間裡,但最後卻常常因為太累,且不知道為何而戰,最後放棄管理時間。

然而,第四代時間管理的重點是「to be」(你想成為什麼?)。你必須先思考,你想成為什麼?然後,設出優先順序,善用減法,做關鍵的事情。源頭想清楚了,談「to do list」,才有意義。

你如何對付時間敵人? 要學習說不,辨別事情重要性

「大多數人的答案是缺乏自制力!」但柯維說:「我卻認為,那是確立目標的功夫不夠,而且不能由衷接受事有輕重緩急觀念所致。」

要成為時間富爸爸,你必須歷經三道關卡的淬煉。第一關,你能否對自己誠實?你必須跟自己對談,才能決定什麼是最重要的事。第二關,你能否取捨?定出明確的優先順序。第三關,你能否持之以恆做下去?

其中第二關,捨的學問,知易行難。最難的是,來自老闆的要求,這類要求總是永無止境,並無法抵擋。你能怎麼辦?

一○四人力銀行行銷總監邱文仁上頭就有兩個老闆,有時兩人各丟一件重要任務,她自己手上還有三場記者會要開,怎麼辦?「老闆要聽的是答案而不是拒絕,」把握這個原則,邱文仁的溝通三部曲就是:一、先傾聽,「這是給自己機會和老闆溝通,」你不能一開口就拒絕老闆。二、用實際數據(而非情境描述),告訴老闆自己目前的工作負荷。三、主動向老闆提其他可行替代方案。她深知,硬著頭皮接下任務,後果就是累垮自己,還達不到老闆的要求。因此,她藉由溝通三部曲,將「No」藏在答案裡。這樣一來,老闆就不會成為你時間管理的敵人。

時間,是別人搶不走的資產,也是你替自己加薪的最快捷徑。越早做,時間的複利越豐厚,是穩賺不賠的投資術。

「忙碌,只是偷懶的一種形式,那是因為你懶得思考和分辨自己的行動。」費里斯說。現在,拿起紙筆,盤點你的時間效益,擺脫窮忙族,學做時間富爸爸吧!

【1065期《商業周刊》】

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